Branche
Zakelijke markt

Doel
Vervanging vaste werkplekken

Uitdagingen

  • Inspelen op toekomstige ontwikkelingen
  • Medewerkerstevredenheid verhogen
  • Medewerkers niet hinderen in hun werkzaamheden
  • Uitrol over zeven locaties

Kernwoorden
Uitrol op locatie | Nieuwe werkplekken | Vast aanspreekpunt| Ontzorgen

Centralpoint hielp Pro Persona bij de vervanging van vaste werkplekken

Pro Persona is een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg. Zeven dagen per week, vierentwintig uur per dag ondersteunen zij jeugd, volwassenen en ouderen met psychische problemen. Cliënten krijgen zoveel mogelijk thuis en in deeltijd hun behandeling. Als het niet anders kan, volgt een opname in een van de klinische voorzieningen van Pro Persona. De behandeling is altijd zo licht als mogelijk en zo zwaar als noodzakelijk.

Pro Persona is daarnaast een grote werkgever in de regio’s Arnhem, Ede, Nijmegen, Tiel en Wolfheze. Met meer dan 3.500 medewerkers bieden zij zoveel mogelijk maatwerk in de zorg voor hun cliënten. Dat kan alleen als hun medewerkers hun werk ook efficiënt kunnen organiseren. Een betere inrichtingen besturing van het kenniswerk draagt immers bij aan het optimaliseren van de dienstverlening. In 2017 heeft Pro Persona daarom een uitvraag gedaan in de markt voor de vervanging van 1.000 werkplekken. Daarbij viel de keuze op Centralpoint vanwege de gunstige prijs, de flexibiliteit van de organisatie en het uitgebreide aanbod van IT-diensten.

Vraagstuk

Bij Pro Persona ging het om de vervanging van 1.000 werkplekken (thin clients en monitoren) verdeeld over zeven locaties in de omgeving van Arnhem, Nijmegen, Ede en Tiel. Door de verouderde hardware werden medewerkers niet meer optimaal gefaciliteerd in hun werkzaamheden. Pro Persona wilde hierin verandering brengen, met als doel enerzijds in te spelen op toekomstige ontwikkelingen in de markt en anderzijds de medewerkerstevredenheid te verhogen.

Centralpoint nam de IT-afdeling werk uit handen. Belangrijk was dat alle medewerkers in hun dagelijkse werk zo min mogelijk hinder van de vervanging mochten ondervinden. Bovendien was het van belang dat de monitoren over een ingebouwde camera beschikken, zodat er door middel van beeldbellen contact kan worden gelegd met patiënten en collega’s.

 

Keuze voor Centralpoint

Patrick Kok, technisch projectmanager ICT bij Pro Persona: “Wij hebben voor Centralpoint gekozen omdat ze ons volledig ontzorgen bij de vervanging van onze werkplekken. Hierdoor kon onze IT-afdeling zich blijven richten op de operationele activiteiten, en ging er geen capaciteit verloren. Dat leverde uiteindelijk een aanzienlijke kostenbesparing op.”

 

Het traject

Centralpoint heeft samen met Pro Persona gekeken naar manieren om de IT-dienstverlening optimaal te ondersteunen. De aangestelde projectleider van Centralpoint begeleidde de uitrol op de verschillende locaties van Pro Persona. Er was tevens een vast aanspreekpunt bij Centralpoint , wat zorgde voor korte communicatielijnen. De uitrol van het project is in een tijdsbestek van drie maanden uitgevoerd. “Centralpoint was zeer flexibel in dit project, zelfs in de weekenden werden nieuwe werkplekken volledig naar wens geïnstalleerd”, aldus Patrick Kok.

In het distributiecentrum van Centralpoint zijn de volgende IT-diensten uitgevoerd:

  • De thin clients zijn met een beugel gemonteerd op de achterzijde van de beeldschermen. Hierdoorhebben de medewerkers van Pro Persona geen hinder van de bekabeling op het bureau.
  • De gegevens van de CMDB-registratie van de thin clients en monitoren zijn digitaal aangeleverd bij Pro Persona.
  • De thin clients en monitoren zijn voorzien van een label van Pro Persona met een koppeling naar de CMDB-registratie.
  • De BIOS-instellingen van de thin clients zijn op verzoek van Pro Persona aangepast. Hierdoor werkt de hardware volgens de standaard van Pro Persona.

De dienstverlening op locatie bestond uit:

  • Het leveren van de thin clients en monitoren zonder verpakkingsmateriaal in rolcontainers op de diverse locaties van Pro Persona. De installatie van de werkplekken kon hierdoor direct worden uitgevoerd.
  • Het verwijderen van de oude hardware. De hardware is vervolgens ingeruild bij Centralpoint en Pro Persona heeft hier een financiële vergoeding voor ontvangen.
  • De installatie van de nieuwe werkplekken en het inspoelen van de thin clients. De medewerkers konden daarna direct aan de slag op hun nieuwe werkplek.

Na de ingebruikname van de nieuwe werkplekken is er voorzien in nazorg, zodat kleine issues op de nieuwe werkplekken direct verholpen konden worden. Door de zorgvuldige en goed geplande uitrol was het aantal issues minimaal. Het eindresultaat is dat Pro Persona de medewerkers heeft voorzien van nieuwe en toekomstbestendige werkplekken, zonder dat zij hiervan overlast hebben ondervonden. Precies zoals gewenst.

 

De samenwerking

Patrick Kok vervolgt: “De samenwerking met Centralpoint verliep zeer prettig. Zowel in de voorbereidingsfase als in de daadwerkelijke uitrol. Doordat er een vast aanspreekpunt was binnen Centralpoint en een projectleider op locatie verliep de uitrol soepel en volgens planning. Daarnaast was het prettig dat er enkele nazorgdagen zijn georganiseerd waarbij de laatste kleine issues direct zijn opgelost. Dit tot grote tevredenheid van de gebruikers van de nieuwe werkplekken. Wij zien een verdere succesvolle samenwerking positief tegemoet”.